Galateo digitale per lo smart working: un modello tutto valtellinese

In queste ultime settimane, a causa dell'emergenza sanitaria provocata dal Coronavirus, migliaia di aziende in tutta Italia hanno chiuso gli uffici e invitato i loro dipendenti a lavorare in modalità "smart" o "remote". Un modo diverso di lavorare che ha richiesto approcci diversi.

Modo diverso di lavorare

Le persone hanno dovuto attrezzarsi con computer, cuffie e camere e ritagliarsi un angolo di casa da adibire a ufficio, magari facendosi spazio tra i giochi e i libri dei figli, rimasti a casa da scuola. Molti di loro sono stati costretti a familiarizzare in tempi stretti con strumenti come zoom, webex, meet o one drive, termini semi-sconosciuti nel lessico degli uffici tradizionali. E rassegnarsi a comunicare a distanza su piattaforme digitali.

Dimensione immateriale

Una rivoluzione che ha spazzato via la rassicurante immagine dell'impiegato seduto alla scrivania in un luogo fisico affollato di altri esseri umani, ma soprattutto ha costretto a un drastico (e rapidissimo) cambio di mentalità: niente più riunioni perditempo nella stanza del capo, né caffè alla macchinetta o chiacchiere con i colleghi nel tragitto verso casa. La dimensione del lavoro è improvvisamente diventata immateriale, il vicino di scrivania si è trasformato in una voce distante, il lontano di famiglia è diventato vicino: con il disorientamento che ne consegue.

Ciascuno da casa propria

Ci sono aziende come Mondora, una software house con una sede operativa a Berbenno di Valtellina (Sondrio) che fa parte del gruppo TeamSystem, leader nelle soluzioni digitali per aziende, le cui giornate sono costellate da pratiche virtuali che consentono di lavorare in team, dibattere sui temi più diversi, bere il caffè scambiando due chiacchiere con i colleghi e persino meditare, ciascuno da casa propria, con tanto di sottofondo ambient.

Vocabolario del remote working

In mondora vocaboli e strumenti come scrum, trello e webex sono stati già ampiamente digeriti. Come Bcorp e Società Benefit - quel network di imprese in costante crescita che utilizzano parte dei profitti per generare un impatto positivo su persone e ambiente – mondora sta stilando una sorta di vocabolario del remote working da condividere con gli utenti, non solo per facilitare il lavoro a distanza, ma anche per renderlo più snello e più inclusivo e permettere a chi si trova spaesato in questo momento di intravedere l’ago della bussola. Perché in definitiva quello con cui migliaia di lavoratori devono imparare a fare i conti non sono soltanto tecnologie innovative e per molti ancora ostiche, ma la solitudine che comporta il lavoro in remoto, il sentirsi improvvisamente isolati dalla comunità dei colleghi e attuare pratiche di soluzioni ai problemi completamente diverse.

Parola d’ordine: chiarezza e condivisione!

Ecco una serie di best practice quotidiane di remote working adottate da mondora che possono essere adottate e modificate da qualunque azienda. E un breve "galateo" di regole da osservare ed errori da evitare.

I requisiti di base necessari sono gli strumenti che permettono la condivisione delle risorse di lavoro. Il modo di lavoro cambia e si prende atto che le persone, anche se non controllate visivamente sono responsabili. La maggior parte di aziende sono fatte da adulti e non da teenager, persone che sono in grado di essere indipendenti e capaci. E’ come se stessimo anticipando un protocollo collettivo di vita libera e strutturata.

Riguardo agli strumenti non ne servono di potenti, ma intelligenti, che consentano alle persone di comunicare e lavorare sulle risorse medesime (file, calendari, meeting, lavagne, etc.).
Alcuni strumenti di base che mondora riguardano dei temi:
- Collaborazione: Sistemi di comunicazione sincroni (videochat, video meeting) e asincroni (chat, forum, email)
Suite per la condivisione e la conservazione di documenti come Microsoft365 e Google Suite- lavagne condivise
- Condivisione: Piattaforme per il lavoro condiviso - sistemi di comunicazione sincroni (videochat, live video) e asincroni (chat, forum, email)

Galateo digitale

- Siete a casa? Ciò non toglie che stiate lavorando, perciò comportatevi come se doveste andare in ufficio: vestitevi e organizzate una postazione di lavoro possibilmente neutra (risulterebbe poco professionale se i vostri colleghi vedessero alle vostra spalle i panni stesi, le tazze da lavare o i poster dei figli...).
- Procuratevi cuffie e microfono di buona qualità: i continui "mi senti?", "non si sente" frammentano le conversazioni e i meeting on line rendendoli faticosi per tutti.
- Se organizzate un meeting, prima dello svolgimento chiedete ai vostri colleghi di fare una prova tecnica tutti assieme per essere sicuri di non avere intoppi. Verificate che tutti possano condividere slide, grafici o illustrazioni sul proprio schermo. Le presentazioni dal vivo sono facilmente replicabili in digitale, non c'è motivo per rinunciare a supporti iconografici.
- E' buona norma disattivare il proprio microfono mentre parlano i colleghi, in modo che non interferiscano rumori di fondo.
- Strumenti come meet o webex, usati per i meeting on line, consentono di inviare contemporaneamente messaggi al team per chiedere, ad esempio, di prendere la parola. Usateli, anziché parlarvi addosso come in un talk show.
- Segnatevi gli appuntamenti in calendario e... siate puntuali con una agenda.

Per comunicare tra loro e tra team i colleghi di Mondora usano la piattaforma Slack, suddivisa in canali tematici, dove si svolgono le chat interne a seconda degli argomenti o dei team.

Best practice da prendere a esempio

#Checkin: è il buongiorno della giornata. Si comunicano le proprie attività e si condividono feedback o difficoltà. Strumenti: Slack.
#Virtualcoffee: 15 minuti di break a telecamere accese, per potersi guardare in faccia. Serve a condividere un momento di socialità, perciò è vietato parlare di lavoro. Strumenti: Slack + Google meet.

#DailyScrum: si fa il punto per singoli team sulle attività della giornata; un collega assume il ruolo di facilitatore. La durata dipende dal numero dei parecipanti. Strumenti: Google meet, webex, zoom.

#4to5pm: un'ora dalle 16 alle 17 per dibattere su un tema specifico proposto a turno da un collega, con domande e risposte. Si registra e si posta on line per chi non ha potuto assistere. Strumenti: Slack + Google meet.

#Co-design: progettazione collaborativa durante la fase iniziale di design per condividere idee e definire soluzioni condivise sulla base di obiettivi comuni. Grazie a dei tool tutti possono disegnare le proprie proposte. Strumenti: Miro, Freehand-Invision, Mural.

#PairProgramming: per favorire l'interazione tra colleghi, si lavora in coppia sulla scrittura di un codice: uno scrive, l'altro controlla. Strumenti: Slack + Google meet o Webex + Live shared di visual studio code.

#Circletime: si discute un argomento di interesse comune proposto da un collega. Un moderatore guida e vivacizza il dibattito e dà la parola ai partecipanti su richiesta (alzata di mano virtuale). Si possono invitare ospiti esterni e usare slide o dati su schermo condiviso. Durata; mezz'ora, estensibile a un'ora. Strumenti: Slack + Google meet, Twitch.

Board di Trello: lavagna virtuale interattiva che consente di organizzare il lavoro di singoli o team suddividendolo in task. I task possono essere organizzati o spostati in gruppi: ad esempio "da fare", "fatto", "in corso" ecc. Molto utile per avere una visione complessiva dell'andamento di un progetto. Strumenti: Trello + Google meet.

#moodic: dove si condivide la playlist aziendale in cui cui vuole può ascoltare ciò che i colleghi vogliono condividere. Strumenti: Spotify

#AMA: acronimo di Ask Me Anything, è una conferenza on line in cui una persona, in genere il Ceo, risponde via chat a qualsiasi domanda dei colleghi. Strumenti: Slack + Google meet.

#Slack: una serie di chat interne all'azienda organizzate in canali tematici; vengono usate le regole generiche di comunicazione dei virtual forum. Strumenti: Slack + Google meet.

#Email: rispetto alla normale posta elettronica ha alcune funzioni aggiuntive come poter inviare file e aggiungere contatti in copia conoscenza. Rispetto alle chat il tono è più formale. Viene usata per comunicazioni importanti. E' buona norma inserire le proprie informazioni di contatto nella firma. Strumenti: posta elettronica

Virtual Meeting: meeting in videoconferenza. Le regole sono le stesse delle riunioni: parlare uno alla volta (microfono spento quando parlano gli altri per evitare l'eco). In questi meeting sono condivise anche le lavagne. Strumenti: Slack+google meet o webex, Jamboard.

Canali Meme, NSFW e Random: canali per scambiare contenuti umoristici. Su meme vengono scambiati post sulla quotidianità, su random si condividono link e articoli divertenti. Strumenti: Slack.

Pair design: due designer lavorano insieme per progettare un design concept, condurre attività di ricerca o disegnare alcune UX. Ci si possono dividere i ruoli (per esempio uno si occupa delle attività UX e l'altro di quelle legate al visual) oppure i task da portare a termine. In questo caso i due designer si alternano assumendo un ruolo di leading o di supporto. Strumenti: Slack, Freehand-invision, Abstract, Miro.

#Peerprise: serve per ringraziare un collega e manifestargli la propria gratitudine, raccontando in che modo si è ricevuto supporto. Strumenti: Slack.

#Decision: dove si prendono le decisioni collegialmente e dove si attuano delle pratiche collettive per prendere delle decisioni. Si utilizzano tecniche come KGotla. Strumenti: Slack

#Mente-vuota: serve per meditare on line seguendo meditazioni guidate, ma anche per discutere temi inerenti la meditazione e la crescita personale. Possono essere fatte anche meditazioni collettive in videoconferenza pianificate. Strumenti: Slack, Google Meet, Insight Timer, Human.Online
#comunicazioni-ufficiali: il canale dove ognuno può scrivere le comunicazioni ufficiali. Strumenti: Slack.

UX/UI Inspiration: un canale slack dove si condividono link interessanti su temi legati a visual design, interaction design, user experience design, user research. Strumenti: Slack.
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