Rifornimenti di carburante: cosa cambia per i clienti con l'avvento della fatturazione elettronica

Dal 1° gennaio di quest’anno è entrata pienamente e ufficialmente in vigore la nuova normativa secondo cui è obbligatorio fare la fattura in formato elettronico (ovviamente qualora richiesto) sia nei rapporti con la Pubblica Amministrazione (come già accadeva dal 2007), che in quelli di tipo B2B (Business to Business, cioè tra titolari di partita IVA) e B2C (Business to Consumer, ovvero tra aziende e consumatori finali).

Se in altri campi l’introduzione della fattura elettronica non ha causato uno stravolgimento eccessivo in quelle che erano le procedure abituali, ciò non è avvenuto se si parla di rifornimenti di carburante: dopo quarant’anni di onorato servizio sono state pensionate definitivamente le schede carburante (i fogli di carta su cui venivano segnati gli approvvigionamenti di combustibile per i mezzi aziendali) ed è stato abolito il contante tra i metodi di pagamento accettati per richiedere la fattura elettronica.

Fattura elettronica

Cosa si intende, però, per “fattura elettronica”? Stiamo parlando di un documento telematico disponibile solo ed esclusivamente in un unico formato (XML), sulla falsariga di quelli validi per la P.A., da generare su un portale chiamato Sistema di Interscambio, messo a disposizione gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate. Questo sito, oltre a verificare se il format è stato compilato nella maniera corretta, si occupa anche di filtrare specifici dati utili agli organi di controllo (proprio l’AE o la Ragioneria di Stato, a seconda se si tratti di un documento che coinvolga solo soggetti privati o anche enti pubblici) e di inviare la fattura al destinatario scelto.

Il ricevente potrà leggere la fattura in due modi: direttamente presso il suo indirizzo PEC, qualora fornito al momento dell’emissione della bolla; grazie al Codice Destinatario (un numero di sette cifre che vi verrà assegnato direttamente dall’Agenzia delle Entrate). In realtà esiste anche una terza modalità: qualora non abbiate con voi né l’indirizzo PEC, né il codice destinatario, il SdI (il Sistema di Interscambio, che in questo caso funge anche da postino) metterà a disposizione del ricevente una copia della fattura elettronica direttamente nell’area personale del sito dell’Agenzia delle Entrate, informandone anche il soggetto trasmittente (così che questo possa comunque avvisare il destinatario tramite canali differenti).

Fattura elettronica e rifornimento carburante

La normativa è intervenuta “a gamba tesa” nella questione del rifornimento di carburante per i mezzi aziendali perché ha preteso che l’unica maniera per poter ottenere la fattura elettronica sia quella di pagare solo con metodi tracciabili quali, ad esempio, carte di credito, di debito (bancomat), assegni e bonifici bancari. Si potrà comunque continuare ad utilizzare il contante nelle transazioni verso privati (per l’auto di casa) e anche in quelle per i veicoli aziendali, ma in quest’ultimo caso non si potrà poi richiedere la fattura (quindi inserire tale spesa nella contabilità aziendale per ottenere la detrazione dell’IVA e la deduzione del carburante).

Il mercato finanziario è venuto incontro alle esigenze sia dei fornitori che dei clienti business immettendo dei prodotti, le carte carburante (prepagate o carte di credito effettive), che possono essere usati esclusivamente in questo circuito in maniera tale da consentire a tutti (liberi professionisti, dipendenti e capitani d’impresa) di essere in regola.

Il procedimento è molto semplice: la persona, per l’emissione della fattura al momento del rifornimento, dovrà farsi subito riconoscere nell’esercizio delle sue funzioni lavorative, poi farà regolarmente il rifornimento di carburante e pagherà con metodo tracciabile (pena l’inammissibilità della spesa). A questo punto l’addetto del cessionario, una volta presi tutti i dettagli per l’emissione della fattura (nome e partita IVA, indirizzo legale, PEC o codice destinatario, targa dell’auto etc.), avrà tempo fino alla fine della giornata per procedere.

Una volta che sarà mandato a pieno regime (è innegabile che ancora sono presenti aspetti da mettere a punto), il sistema delle fatture elettroniche, che tanto aveva spaventato prima della sua entrata in vigore, velocizzerà notevolmente l’intero processo di contabilità aziendale: dalla standardizzazione dei formati (uno unico per tutte le tipologie di transazione) alla digitalizzazione del documento (con notevole risparmio di materie prime e spazi), passando per l’estrapolazione automatica dei dati e la comunicazione immediata agli organi di controllo (è vero che viene limitato l’intervento umano, ma almeno si evita che per colpa di qualcuno paghino tutti di più).